Digital og tilgjengelig

Ettersom arbeidsplasser blir mer digitale – og arbeidstider og arbeidssteder mer fleksible – dukker behovet opp for nye måter å forholde seg til nyheter på. Oppdaterte nyheter er for mange et nødvendig arbeidsverktøy gjennom hele døgnet.

God tilgang til nyheter er kritisk i en politisk organisasjon som LO. Tidligere ble dette håndtert i fylkes- og lokallagene, og den sentrale administrasjonen manglet fullgod oversikt over hvem som hadde hva, og de samlede kostnadene til de ulike nyhetsabonnementene.

– Dette ble håndtert som personlige utlegg fra ansatte og via fakturaer inn til våre ulike kontorer. Det medførte mer administrasjon og flere bilag enn nødvendig. Det var også et skille mellom de som hadde abonnement og ikke, sier Tonje Holmsen i LO.

Hun er nestleder i administrasjonsavdelingen og leder mye av arbeidet med å fornye og forbedre rutiner i prosesser i driften av organisasjonen. Digitalisering er et nøkkelord i den sammenhengen.

– Det å gå fra papiraviser til digital tilgang er del av disse prosessene. Digital endring skal skje i hele organisasjonen, og derfor har også avistilgang blitt samordnet under oss i administrasjon, sier hun.

Vet du hva det innebærer å kjøpe nyhetstilgang til din bedrift? Sjekk vår guide her.

Forenkler og forbedrer arbeidsdagen

Da LO gikk i gang med ny ordning om digitalt avistilbud til alle ansatte, var tre mål spesielt viktige:

• Sikre at alle ansatte får tilgang til det arbeidsverktøyet de trenger

• Forenkle og forbedre arbeidshverdagen til de ansatte

• Få kontroll og oversikt over kostnader

– Det var også et poeng å redusere klimabelastningen ved å fjerne papiravisene, og ta bort den unødvendige oppgaven med å bære papiravisene opp i etasjene og ut til pauserommene, sier hun.

Nå har alle ansatte den samme digitale tilgangen til Schibsteds nyhetsunivers.

– Flere har fått mer. Alle ansatte har nå full tilgang til Schibsteds aviser, sier hun.

Har fått oversikt

Før kunne ledelsen og hver rådgiver bestille seg inntil to aviser, i tillegg til hva som ble lagt ut i ulike fellesarealer og venterom.

– Det var grunn til å anta at veldig mye ikke ble lest. Før vi kunne bestemme oss for en ny ordning måtte vi derfor få oversikt, sier hun.

Rådgivere fra Schibsted Bedrift var en aktiv del av denne prosessen, og ga råd om bedre rutiner.

– Nå som nyhetstilgangen er digital kan vi se hvor mange som leser mediene, og hvilke aviser som er mest populære. Dermed kan vi ta bedre valg.

– I tillegg kommer kostnaden på én faktura. Det er mye enklere å håndtere administrativt og for regnskap. Dermed vil LO få bedre kontroll på kostnadene, og besparelser over tid.

En god overgang til ny ordning

Den digitale ordningen startet med en forsiktig utrulling til en mindre del av organisasjonen og ble raskt skalert opp.

– Prøveordningen var viktig og vi fikk mange gode råd underveis fra Schibsted Bedrift, sier hun.

Da ordningen ble rullet ut til alle ansatte var mottakelsen veldig god, ifølge Holmsen. Selve utrullingen ble gjort ved at hver ansatt fikk tilsendt sin egen kode for pålogging.

– Det var veldig enkelt, sier Holmsen.

Som en direkte konsekvens kjøpes det ikke lenger inn papiraviser. Dette var et savn for noen, men den helhetlige opplevelsen etter overgangen har vært meget positiv.

– Like viktig er det at digital tilgang er mye bedre for vårt klimaregnskap, fremhever hun.

Hvilke råd vil du dele med andre?

– Det å gi ansatte digitale tilganger innebærer større muligheter til flere. Med flere avislesere øker kunnskapen i organisasjonen, og fellesskapsfølelsen styrkes, sier hun.